TERMOS E POLÍTICA DE PRIVACIDADE – PRESCRITORES

4.2. Conformidade com a LGPD e Ética Profissional: O Profissional assume total responsabilidade por:

• Obter o consentimento explícito e informado dos pacientes para o tratamento de seus dados pessoais.
• Garantir a confidencialidade e integridade dos prontuários conforme os Códigos de Ética aplicáveis (CFM, CFO e CFMV).
• Cumprir integralmente as Normas Legais e Regulamentares aplicáveis à sua área de atuação e ao produto prescrito (incluindo ANVISA, CFM, CFO, CFMV), sendo responsável pela legalidade da prescrição e dispensação.
• Notificar imediatamente a Kaya Mind sobre qualquer incidente de violação de dados.

5.1. Modalidades de Contratação: Detalhamento sobre Plano Anual e Plano Mensal.

5.2 Rescisão por Inadimplência: Se o pagamento não for regularizado no prazo de 15 (quinze) dias corridos após a suspensão do acesso, os dados serão excluídos permanentemente, sem possibilidade de recuperação.

6.1. Função da Kaya Mind em Relação aos Dados:

• Kaya Mind como Controladora: Atua como Controladora dos dados pessoais do Profissional (cadastro, acesso, cobrança), tratando-os para fins de Execução de Contrato e Legítimo Interesse (segurança, aprimoramento da Plataforma e geração de insights estratégicos).
• Kaya Mind como Operadora: Atua como Operadora dos Dados Sensíveis dos Pacientes (Prontuário Eletrônico), tratando essas informações em nome e sob as instruções do Profissional (Controlador Primário).

6.2. Subprocessadores e Transferência Internacional de Dados:

• O Profissional autoriza a Kaya Mind a contratar Subprocessadores/Suboperadores, nacionais ou estrangeiros, para auxiliar na prestação dos serviços (ex: servidores de armazenamento em nuvem).
• O Profissional concorda expressamente com a Transferência Internacional de Dados Pessoais e Sensíveis para fins de armazenamento em nuvem (cloud computing).

6.3. Gestão de Solicitações de Titulares (Pacientes):

• Caso a Kaya Mind receba uma solicitação do Paciente relacionada ao seu Prontuário Eletrônico, a Kaya Mind irá direcionar o Titular para que notifique diretamente o Profissional (Controlador Primário), sendo o Profissional o exclusivamente responsável pela resposta.

7.2. Publicidade e Conteúdo de Terceiros:

• A Kaya Mind poderá direcionar Publicidades Institucionais no ambiente logado da Plataforma, sendo estas restritas a Profissionais habilitados e em conformidade com as regras sanitárias aplicáveis (ANVISA).
• O Profissional reconhece que o material publicitário é de responsabilidade exclusiva dos anunciantes (Marcas), e a Kaya Mind não endossa ou garante a qualidade ou eficácia dos produtos anunciados.
• O Profissional é o único responsável por qualquer acesso a hiperlinks contidos em uma Publicidade, bem como por qualquer negociação que realizar.

7.3. Obrigações de Indenização: O Profissional concorda em indenizar a Kaya Mind de quaisquer encargos, ações ou demandas resultantes da utilização indevida da Plataforma, da violação das condições pactuadas ou da utilização dos Dados dos Pacientes em desacordo com a Legislação Aplicável e os Códigos de Ética.

8.1. Pelo Profissional: O Profissional pode solicitar o cancelamento de sua conta ou serviço a qualquer momento, conforme o plano contratado.

8.2. Pela Kaya Mind: A Kaya Mind poderá rescindir o contrato com o Profissional de forma imediata e sem aviso prévio em caso de violação grave dos termos de uso, incluindo, mas não se limitando a fraude ou violação de dados.

8.3. Efeitos da Rescisão: O acesso à plataforma será imediatamente bloqueado após a rescisão do contrato, seja por parte do Profissional ou pela Kaya Mind. Após a rescisão, os dados do Profissional serão mantidos por um período de até 30 dias.

9.1. Armazenamento e Excesso de Dados: O Profissional será notificado por e-mail em caso de excedente de armazenamento (acima de 5 GB no plano gratuito), e novas entradas de dados poderão ser bloqueadas.

9.2. Cancelamento por Inadimplência: Se o pagamento não for regularizado no prazo estipulado, os dados serão excluídos permanentemente após 15 dias da suspensão, sem possibilidade de recuperação.

9.3. Exportação de Dados: A Kaya Mind permitirá a exportação dos seguintes dados de maneira estruturada: Prontuários eletrônicos completos; Lista de pacientes contendo informações básicas; Dados de anamnese organizados em tabelas padronizadas. Arquivos anexados, como imagens e PDFs, não serão incluídos na exportação em formato Excel ou CSV.

9.4. Retenção Obrigatória do Prontuário: A exclusão dos Dados Pessoais Sensíveis do Paciente (Prontuário Eletrônico) será feita respeitando-se os prazos mínimos de guarda legal definidos pelo CFM, CFO, CFMV ou outras legislações aplicáveis, podendo reter os dados por período superior para defesa em processos judiciais ou administrativos.

10.1. Dos objetivos da comparação e busca de produtos e das limitações de acesso: as informações disponíveis no site Kaya Doc sobre produtos controlados derivados de cannabis são exclusivas e restritas aos profissionais da saúde legalmente aptos a efetuar prescrições e/ou dispensações desses produtos e que tenham interesse em efetuar pesquisas para revistas científicas ou compreender de forma mais específica o conteúdo exclusivamente técnico dessas publicações com o auxílio de uma ferramenta que facilite a visualização dos produtos analisados e seus similares e possibilite que esses profissionais possam inferir, com base em mais informações, como colocar em prática os resultados estudados para o bem de seus pacientes e da saúde pública.

A Kaya Mind realizará verificação individual dos profissionais inscritos de forma a garantir que todos estejam com inscrição ativa em seus respectivos conselhos regionais. Somente serão aceitos profissionais que possam legalmente prescrever produtos controlados. É de responsabilidade dos profissionais da saúde somente se cadastrarem e realizar o pagamento para acesso das informações caso estejam aptos a prescrever produtos controlados e com seu cadastro profissional ativo. Profissionais da saúde que não preencham esses requisitos serão descadastrados da plataforma sem direito ao reembolso de qualquer valor pago.

10.2. Da exposição dos produtos: todas as imagens, fotos, nomes de produtos, logotipos e marcas são protegidos por direitos autorais e são propriedade de seus respectivos proprietários. Todos os nomes de empresas, produtos e serviços usados neste site são para fins de identificação. O uso desses nomes, imagens, logotipos e marcas não implica em promoção, endosso, aprovação ou conexão com os respectivos proprietários e é para fins de revisão e estudos. Todas as marcas registradas de terceiros, imagens e direitos autorais neste site são usados de boa-fé para fins de análise e revisão.

10.3. Das responsabilidades dos prescritores: a plataforma Kaya Doc não representa ou indica os produtos mencionados como tratamento para qualquer tipo de condição médica ou de outra forma. Este site não endossa nenhum produto específico, empresa ou tratamento, não faz nenhuma representação sobre o uso de Cannabis Medicinal e não fornece nenhuma de suas próprias opiniões sobre o uso de Cannabis Medicinal ou promove seu uso.

Os Certificados de Análise (CoA) dos produtos disponibilizados são os mais recentes encontrados pela Kaya Mind, mas não necessariamente os mais recentes existentes para determinado produto. O mesmo produto pode possuir diferentes lotes, cada qual com seu respectivo Certificado de Análise e é de responsabilidade dos profissionais da saúde realizar suas prescrições em conformidade com os produtos e lotes específicos que decidirem indicar para seus pacientes. A Kaya Mind não se responsabiliza pelas posologias e não garante que os produtos prescritos sejam idênticos aos que possuem informações disponíveis na plataforma.

11.1. Foro de Eleição: Fica eleito o foro da Comarca de São Paulo/SP para resolver quaisquer questões judiciais oriundas deste contrato, renunciando-se a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

11.2. Alterações no Contrato: A Kaya Mind se reserva o direito de alterar unilateralmente os termos e condições deste contrato. Qualquer alteração será comunicada ao Profissional por e-mail, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, permitindo tempo para revisão e ajustes, caso necessário.

11.3. Legislação Aplicável: Este contrato será regido pelas leis brasileiras, incluindo, mas não se limitando a: Código Civil Brasileiro; Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei nº 13.709/18; Marco Civil da Internet – Lei nº 12.965/14; e qualquer outra legislação aplicável à natureza da plataforma e dos serviços prestados.

11.4. Contato:

Se tiver dúvidas ou preocupações sobre esta Política de Privacidade, entre em contato diretamente com a equipe da Kaya Mind por meio dos seguintes canais:

• E-mail: relacionamento@kayadoc.com;
• Telefone: +55 11 91242-3799;

Endereço: R. Artur de Azevedo, 1767 - Pinheiros, São Paulo - SP, CEP: 05404-014.

São Paulo - SP, 28 de outubro de 2025.

2.1. Dados do Profissional (Identificação e Cadastrais): Nome, e-mail, telefone, CPF, e comprovação de registro ativo (CRM/CFO/CFMV).

2.2. Dados de Acesso e Navegação: Coletamos automaticamente dados por meio de cookies e outras tecnologias de rastreamento, como: IP; Logs de acesso; Data e hora de acesso; Tipo e versão do navegador; Aparelhos e dispositivos usados; Tipo de conexão de rede e desempenho do provedor. A Kaya Mind utiliza a ferramenta internas para análise de dados de navegação.

2.3. Dados de Uso e Prescrições: Coletamos automaticamente, de forma anonimizada, dados sobre as formas de uso das funcionalidades da plataforma, produtos e marcas vistas, comparadas e prescritas.

3.1. Kaya Mind como Controladora (Dados do Profissional): Tratamos os dados pessoais do Profissional (cadastro, acesso, cobrança) com base nas seguintes Bases Legais, conforme a LGPD:

• Execução de Contrato: Para cumprir nossas obrigações contratuais, como fornecer acesso à Plataforma, gerenciar sua conta e processar pagamentos.
• Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória: Quando a Kaya Mind é legalmente obrigada a tratar os dados, como a guarda de informações para fins de comprovação administrativa ou legal.
• Legítimo Interesse: Para finalidades de aprimoramento da Plataforma, segurança contra fraudes e desenvolvimento de novos produtos e serviços, utilizando dados de uso e navegação, sempre respeitando os direitos e liberdades do Profissional.
• Exercício Regular de Direitos: Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.
• Proteção à Saúde: No contexto dos dados sensíveis de pacientes, para o processo de diagnóstico, prescrição e acompanhamento, conforme as necessidades clínicas do atendimento e em conformidade com as normas éticas e regulatórias aplicáveis.

3.2. Kaya Mind como Operadora (Dados do Paciente): Tratamos os Dados Sensíveis dos pacientes sob as instruções e responsabilidade do Profissional (Controlador Primário), com a finalidade de Execução de Contrato (do Profissional com a Kaya Mind). O tratamento é realizado em conformidade com as instruções fornecidas pelo Controlador e mediante a base legal aplicável (geralmente, o Consentimento explícito do Paciente, obrigação legal ou regulatória).

4.1. Desenvolvimento de Produtos e Serviços e Insights Estratégicos (Uso dos Dados do Profissional):

• A Kaya Mind poderá utilizar os Dados Pessoais do Profissional (incluindo dados de cadastro e padrões de uso da Plataforma) para gerar insights estratégicos e para desenvolver e aprimorar novos produtos e serviços. .
• Este tratamento inclui a análise de comportamentos de uso, como: produtos mais visitados, comparados, e padrões de prescrição.
• Tais análises e estatísticas poderão ser comercializadas (vendidas) a marcas de produtos à base de cannabis ou outros clientes da Kaya Mind, desde que fornecidas de forma estritamente anonimizada e agregada, sem que seja possível identificar o Profissional individualmente, salvo em casos de permissão expressa.

5.1. Não Venda de Dados: A Kaya Mind não realiza a venda de dados pessoais a terceiros para fins promocionais ou de marketing.

5.2. Compartilhamento para Publicidade e Análise:

• A Kaya Mind poderá compartilhar informações agregadas e anonimizadas com parceiros e anunciantes (marcas) para fins de estudos de mercado e insights estratégicos.
• Poderá haver compartilhamento de Dados Pessoais com terceiros (Parceiros) para a oferta de produtos e/ou serviços que possam ser do seu interesse.

5.3. Outras Formas de Compartilhamento: O compartilhamento de dados pode ocorrer com Subprocessadores (como serviços de armazenamento em nuvem) ou em casos de reorganização societária (fusão, aquisição).

6.1. Princípios e responsabilidades
A Kaya Mind adota o princípio de privacy by design e privacy by default, incorporando proteção de dados desde a concepção de produtos e serviços.

A infraestrutura física é provida em servidor bare metal hospedado pela BBHost. A BBHost realiza o gerenciamento de hardware, enquanto o acesso lógico aos dados e sua administração são de responsabilidade exclusiva da Kaya Mind.

6.2. Infraestrutura e desenvolvimento seguro
Hospedagem e rede: ambiente dedicado (bare metal) com controles de acesso, segmentação de rede e políticas de hardening.

Ciclo de desenvolvimento seguro: práticas de code review, segregação de ambientes (desenvolvimento, homologação e produção) e, quando aplicável, GPG (assinatura de código).

Dependências e atualizações: acompanhamento de correções de segurança e aplicação de patches conforme criticidade.

6.3. Proteções de aplicação
Framework: utilização do Django, com seus mecanismos nativos de segurança, incluindo proteção CSRF, mitigação contra XSS e cabeçalhos de segurança.

Autenticação e senhas: armazenamento de senhas com hash robusto (ex.: PBKDF2 com salt, padrão do Django).

Sessões: políticas de sessão do Django, com invalidação/expiração conforme parâmetros de segurança definidos.

6.4. Criptografia e comunicação

Em trânsito: toda a comunicação com os serviços ocorre sob TLS/SSL atualizados.

Em repouso (banco de dados): dados sensíveis — como prescrições, informações de pacientes, prontuários, exames e anamneses — são armazenados exclusivamente no módulo Kaya Doc e permanecem criptografados no banco de dados. O acesso a esses dados ocorre unicamente pela aplicação do Django, respeitando permissões e perfis de acesso.

Arquivos e documentos: documentos são armazenados no próprio servidor por meio do MinIO, com criptografia de objetos habilitada. O acesso é feito por links temporários (ex.: pre-signed URLs) que expiram automaticamente e são restritos ao médico que realizou o envio, não sendo passíveis de compartilhamento.

6.5. Monitoramento e análise de navegação

A Kaya Mind realiza o monitoramento de dados de navegação anonimizados para fins estatísticos, de usabilidade e melhoria contínua do serviço, por meio do Microsoft Clarity e do Google Analytics.

Esses dados são voltados à análise de páginas e acessos gerais, sem identificação direta dos usuários, e são tratados conforme as políticas de privacidade dos respectivos fornecedores e a legislação aplicável.

6.6. Backups e continuidade

Backups: são realizados mensalmente com o objetivo de possibilitar a restauração do serviço em caso de incidentes.

Testes e retenção: os procedimentos de restauração são testados periodicamente; os prazos de retenção observam critérios técnicos e legais aplicáveis.

6.7. Gestão de terceiros e CRMs

RD Station: utilizado para gestão de leads e para comunicação com médicos assinantes (e-mails transacionais e informativos), conforme finalidades específicas e base legal pertinente.

Mautic: solução de CRM alternativa, instalada diretamente no servidor da Kaya Mind, com controle de dados realizado localmente pela própria infraestrutura.

A Kaya Mind mantém relações contratuais com os terceiros mencionados e observa a conformidade com a LGPD para o tratamento de dados pessoais, inclusive quando houver transferência internacional de dados.

6.8. Controles de acesso e registro de atividades

Princípio do menor privilégio: acessos administrativos são concedidos somente a colaboradores autorizados, nos limites estritamente necessários às suas funções.

Trilhas de auditoria: ações relevantes são registradas para fins de auditoria e investigação de incidentes, respeitados os prazos de retenção aplicáveis.

6.9. Governança e conformidade

A Kaya Mind avalia continuamente seus controles técnicos e administrativos e pode atualizar as medidas descritas nesta seção para acompanhar a evolução de riscos e melhores práticas.

Para informações adicionais sobre direitos dos titulares, bases legais, uso de cookies, exercício de opt-out de ferramentas analíticas e canais de contato, consulte a Política de Privacidade vigente.

6.10. Avisos importantes

As medidas de segurança descritas são aplicadas de forma proporcional aos riscos e podem variar conforme o produto, módulo ou ambiente. Em situações específicas, poderão ser adotados controles adicionais, sempre observando a legislação aplicável e as boas práticas de mercado.

7.1. Uso: A Plataforma pode utilizar cookies e outras formas de rastreamento equivalentes (pixel tags, web beacons) para coletar dados de navegação.

7.2. Controle: O Profissional pode alterar as configurações do seu navegador para bloquear cookies ou alertar sobre eles. Contudo, desabilitar os cookies pode impactar e/ou limitar a experiência na navegação.

7.3. Política Específica: Para informações mais detalhadas sobre os tipos de cookies e terceiros envolvidos, o Profissional deverá consultar a Política de Cookies dedicada.

10.1. Lei Aplicável: Aplicam-se a Presente Política de Privacidade a legislação atual sobre segurança da informação, privacidade e proteção de dados, incluindo a Constituição Federal, a Lei Federal n. 13.709/2018 (“LGPD”), o Código Civil, o Marco Civil da Internet e demais normas setoriais ou gerais sobre o tema.

10.2. Além disso, este instrumento também está em consonância com as Resoluções da Diretoria Colegiada da Anvisa que afetam o mercado de cannabis medicinal, principalmente a RDC 327/19 e a RDC 660/20.

10.3. Jurisdição: As partes elegem o foro de SÃO PAULO/SP como competente para dirimir quaisquer litígios advindos do presente instrumento, renunciando expressamente a qualquer outro, por mais benéfico que seja.

11.1. Modificações: Reservamo-nos o direito de modificar esta Política de Privacidade a qualquer momento.

11.2. Notificação de Alterações: Caso sejam implementadas mudanças relevantes nesta Política de Privacidade, o Profissional será notificado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. Caso Você continue a utilizar a Plataforma após anunciarmos uma atualização da Política de Privacidade, iremos interpretar que Você concordou com as alterações.

Na qualidade de Controladora de parte dos seus dados pessoais (especificamente os dados do Profissional) ou Operadora (dos dados do Paciente, mediante instrução do Profissional), a Kaya Mind garante aos titulares todos os direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD):

• Confirmação e Acesso: Obter a confirmação da existência do tratamento de dados e o acesso aos seus dados pessoais que estão sob nossa guarda.
• Correção: Solicitar a correção de dados que estejam incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, Bloqueio ou Eliminação: Requisitar a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados que sejam desnecessários, excessivos ou tratados em
• Portabilidade: Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa e observadas as regulamentações da ANPD.
• Eliminação: Solicitar a eliminação dos dados pessoais tratados com base no seu
• Revogação do Consentimento: Revogar o consentimento para o tratamento de dados a qualquer momento, sendo informado sobre as consequências da revogação para a utilização dos serviços.
• Informação sobre Compartilhamento: Ser informado sobre as entidades públicas e privadas com as quais a Kaya Mind realizou uso compartilhado dos seus dados.
• Informação sobre a Consequência da Negação do Consentimento: Solicitar que seja explicitada a possibilidade de não fornecer consentimento e quais as consequências dessa negativa para o uso da Plataforma.
• Revisão de Decisões Automatizadas: Solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses.
• Petição perante a ANPD: Apresentar petição contra a Kaya Mind perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

12.1. Como Exercer seus Direitos:

Os direitos acima podem ser exercidos diretamente por meio da Plataforma, se houver funcionalidades disponíveis para isso, ou por meio de solicitação formal dirigida aos nossos canais de comunicação, conforme item 13.

Informações Importantes sobre Exclusão e Retenção de Dados: A Kaya Mind se reserva o direito de manter determinados Dados Pessoais por um período superior ao legalmente exigido, quando necessário para cumprir obrigações legais, administrativas, ou para a defesa em processos judiciais e/ou administrativos. Nesses casos, a Kaya Mind informará sobre a impossibilidade de exclusão, procedendo à eliminação apenas das demais informações passíveis de serem apagadas. Após a exclusão, os dados pessoais poderão ainda ser utilizados de forma não individualizada e anonimizada, deixando de ser considerados dados pessoais.